Handen vol aan festivallogistiek

“Ja, dat we met twaalf mensen sterk heel het jaar met die voorbereiding bezig zijn, daar keek de burgemeester van Haarlemmermeer wel van op”, lacht Marlous van Huisstede, Risk & Crowd Services Manager bij ID&T. Het is dan ook niet niks. Eind augustus zullen naar verwachting weer 55.000 bezoekers richting het Floriadeterrein trekken dat tegen het dorp Vijfhuizen aanligt. Ter vergelijking: het dorp telt iets meer dan 4000 zielen.

Van Huisstede heeft ook een grote rol tijdens de dagen zelf. “Daarna blazen we een paar weken uit en beginnen we weer van voor af aan”, legt ze uit. ID&T is onderverdeeld in verschillende business units. Van Huisstede werkt voor de business unit waar Mysteryland en Welcome to the Future onder vallen. Een jaar voorbereiding is helemaal niet gek. “Het omvat ook zo veel”, aldus Van Huisstede. “We houden ervan om alles tot in de puntjes te regelen. Met name vergunningtrajecten kunnen zomaar maanden duren. Als dat niet op orde is als je festival begint, heb je wel een probleem.” 

Meer verspreid

Tot enkele jaren terug was Mysteryland een eendaags festival. Tegenwoordig duurt het drie dagen en is er een campingterrein. “Dat was mede door de logistiek ingegeven. We kwamen op een punt dat we de hele dag bezig waren met de in- en de uitstroom. Nu gaat het veel verspreider.” Van de festivalbezoekers komt zo’n 30 procent met de auto. Dat zijn vooral de ouderen. De wat jongere bezoeker is wat sneller geneigd om de bus te pakken. Op zaterdag verwerkt het festival 30 procent van al het autoverkeer, zondag is dat 40 procent. Van Huisstede: “We zijn er net achter gekomen dat we zondag waarschijnlijk meer ruimte nodig hebben, dus we hebben er een extra parkeerterrein bij gehuurd.” 

Om alles te accommoderen heeft Mysteryland de beschikking over in totaal bijna 6000 parkeerplekken bij het festivalterrein zelf en ruim 4000 plekken bij de camping. Ook niet onbelangrijk: 6 procent van de tickets wordt verkocht in de gemeente zelf. “En de meeste van die bezoekers komen op de fiets. Dat helpt echt enorm”, aldus Van Huisstede. Want al die bezoekers simpel in- en uit laten stromen is een erg complex proces. “Gelukkig is het Floriadeterrein slim bedacht door de gemeente”, vindt Van Huisstede. Aan weerszijden van het terrein zijn twee losse parkeerterreinen en alle modaliteiten - auto’s, taxi’s, kiss & rides en touringcars - worden apart afgehandeld. “Wat ook meewerkt is dat de pendelbussen naar de stations die dagen gebruik mogen maken van de busbanen.” 

Taxi's

De taxi’s zijn Van Huisstede een doorn in het oog. “Ze vragen woekerprijzen en volgen eigenlijk geen aanwijzingen op, waardoor ze moeilijk te coördineren zijn.” Tot haar grote vreugde ziet ze de vraag naar Uber en dergelijke een grote vlucht nemen. “Die hebben geen wachttijd. De aankomsttijd is voorgeprogrammeerd en de auto is live te volgen. De stilstand is dus minimaal.” Dat soort slimme technologische oplossingen werkt dus mee. “We zitten in een informatieomgeving nu”, aldus Van Huisstede. “Bezoekers willen van tevoren weten wanneer de beste tijd is dat ze met de auto kunnen komen.”

Toch blijft wachttijd nooit helemaal te voorkomen. “Met name met de in- en uitstroom van auto’s zijn we gewoon de hele dag bezig. Maar bezoekers zijn begripvol. Die snappen dat je niet binnen 10 minuten van het terrein af kunt.” Om de stromen zo effectief mogelijk het hoofd te bieden is in de maanden voorafgaand aan het festival een logistieke werkgroep actief met onder meer de gemeente, Connexxion, ID&T, de provincie en Rijkswaterstaat. “Laatst kreeg ik nota bene van ze te horen dat de uitstroom met de camping nu zo soepel gaat dat ze het bijna een beetje saai gaan vinden”, zegt Van Huisstede. 

Differentiatie

Op bescheiden schaal experimenteert ID&T met differentiatie in parkeertarieven. Online een parkeerticket kopen is goedkoper dan ter plekke. Verder is het tegenwoordig mogelijk om je parkeerkaartje op het terrein zelf te pinnen. Maar grote investeringen in cutting edge technologies zijn wel lastig. “We hebben toch te maken met allemaal tijdelijke terreinen en infrastructuur”, aldus Van Huisstede. 

Communicatie met de buurt is essentieel. “Belasting voor de omgeving is er altijd”, maar door een goede buur te zijn, kun je op begrip rekenen.” Het dorp zelf wordt tijdens het festival hermetisch afgesloten om parkeeroverlast te voorkomen. Voor vragen of opmerkingen kunnen buurtbewoners rechtstreeks op de app terecht bij Van Huisstede. “Ze weten dat ik niet altijd kan antwoorden, maar dat ik het wel altijd lees. Dat is het belangrijkste. We doen het samen met de omgeving. Alleen begin je helemaal niks.”

Dit artikel verscheen in Parkeer24 nummer 3, juni 2018.