Naar gebalanceerde gunningscriteria

Om te beginnen zie ik in de gemiddelde aanbestedingsleidraad een woud aan gunningscriteria en zeer ingewikkelde theoretische berekeningen. Het resultaat: onduidelijkheid en onoverzichtelijkheid. Hierdoor weten vervoerders minder goed waarop zij zich kunnen onderscheiden en hoe zij de wensen van de concessieverlener kunnen vervullen. De markt wordt dus niet volledig benut.

Ook de criteria zelf zijn soms ook twijfelachtig te noemen. Als gunningscriterium zien we bijvoorbeeld vaak een verheerlijking van dienstregelinguren (DRUs). Als de concessieverlener een actieve en innoverende vervoerder verwacht, zijn betere criteria te bedenken. Het selecteren op basis van input vertaalt zich lang niet altijd in de gewenste outcome: een tevreden reiziger. De reiziger vindt reistijd, beschikbaarheid, betrouwbaarheid en de kwaliteit van aansluitingen veel belangrijker dan het aantal uren dat voertuigen al dan niet zonder passagiers rondrijden. Selectie op basis DRUs is alleen interessant als een concessieverlener op zoek is naar een pure uitvoeringspartij, plat gezegd: voertuigen, chauffeurs en wat klantenservice.

In plaats van DRUs zou het veel interessanter zijn om risicomanagement als criterium op te nemen. Concessies zitten vol met risico’s: sommige concessies voorzien in een verre toekomst nieuwe (grensoverschrijdende) verbindingen, nieuwe technieken of ruimtelijke ontwikkelingen. Grote kans dat deze ontwikkelingen niet op het verwachte moment plaatsvinden door externe factoren, zoals een economische crisis. Met een gebalanceerde set aan gunningscriteria zijn concessieverleners beter in staat om een vervoerder met een realistische inschatting van kansen en risico’s te selecteren. Kies een beperkt aantal criteria en verschuil de echte waarde van criteria niet achter een gordijn van hogere wiskunde.

Van visie naar concrete eisen

Verder zijn veel programma’s van eisen (PvE’s) onvoldoende SMART. PvE’s beginnen vaak met inspirerende visies over het OV en de samenleving, passend bij een ambitieuze OV-agenda. Op zich prima. Dit geeft de vervoerder een beeld van de ambities van de concessieverlener. Echter: dit is in een PvE niet veel waard zonder een concrete vertaling in eisen. Eisen formuleer je concreet en ter zake. De praktijk: veelvuldig gebruik van kreten als ‘zoveel mogelijk’ en ‘zo comfortabel mogelijk’. Deze begrippen zijn zelden nader gedefinieerd en geven hierdoor niet het gewenste houvast. 

Concessies roepen om betere governance

Ook kampen OV-concessies met verschillende governance issues. Rollen, taken en verantwoordelijkheden die nodig zijn voor de uitvoering van concessie worden in OV-contracten in zeer beperkte mate beschreven. Bovendien worden verantwoordelijkheden regelmatig bij partijen neergelegd die hier weinig sturing op hebben. Daarnaast zijn de concessies sporadisch voorzien van een escalatieladder, terwijl vervoerders en overheden in de praktijk voortdurend met elkaar in de clinch liggen. Nu staat maar een weg open: de juridische weg. Concessies roepen om betere governance. In veel sectoren zijn goede voorbeelden te vinden van goed uitgewerkte sturing, beheersing, toezicht en verantwoording.

Let’s learn!

De genoemde aspecten zijn ook aan de orde bij aanbestedingen binnen andere sectoren. In essentie zijn deze aanbestedingen niet heel anders dan binnen het OV. Toch is in de praktijk weinig kennisuitwisseling tussen sectoren. Het is tijd om de gevestigde standpunten te verlaten en te leren van ervaringen buiten de sector. Rijkswaterstaat en ProRail beschikken bijvoorbeeld over veel kennis en ervaring op het gebied van aanbesteden van werken en diensten. Deze organisaties beschikken naast kennis van risicomanagement en SMART-eisen bijvoorbeeld ook over kennis van eisverificatie en -validatie. Dit laatste is een zeer onderbelicht aspect binnen het OV. Ook binnen provincies is onbenutte kennis aanwezig.

Ervaringen met raamcontracten voor adviesdiensten zijn bijvoorbeeld heel interessant, vooral voor concessies waar een adviesrol van de vervoerder wordt verwacht (bijvoorbeeld rondom duurzaamheid). Laten we maar gauw de oogkleppen verwijderen en het laaghangend fruit plukken.