Aanbestedingen: functioneel specificeren

“De  klacht  is  eigenlijk  universeel”,  zegt  Carla  Schutte,  voormalig  manager  Inkoop  bij  de  Belastingdienst,  “niet  alle  leveranciers  zijn  happy  met  de  manier  waarop  wordt  aanbesteed.”  De  aanbestedingsregels  worden  vanuit  Europa  opgelegd  en  zijn  er  op  gericht  dat  de  markt  gelijkwaardig  behandeld  wordt  en  iedereen  een  kans  krijgt.  “Daardoor  is  de  procedure  niet  altijd  even  efficiënt”,  weet  Schutte.  Ze  erkent  dat  aanbesteden  een  geformaliseerde  procedure  is  die  veel  administratieve  rompslomp  met  zich  meebrengt. 
Toch  is  het  voor  kleinere  MKB’ers  niet  altijd  haalbaar  aan  alle  administratieve  vereisten  te  voldoen.  Schutte:  “Ik  weet  dat  het  ministerie  van  Economische  Zaken  zich  er  voor  inzet  die  administratieve  last  te  verlagen. De nieuwe regels hieromtrent zijn  van kracht geworden via de Aanbestedingswet van 1 april 2013.”  Ze  vervolgt:    “Maar  er  is  ook  een  andere  kant.  De  opdrachten  zijn  groot  en  waardevol  en  moeten  worden  volbracht  zoals  afgesproken.  De  continuïteit  van  de  inkopende  dienst  mag  niet  in  gevaar  worden  gebracht.”  Wat  zoveel  inhoudt  als  dat  een  kleine  MKB’er  veelal  de  klus  niet  alleen  kan klaren.  Een  consortium  vormen  is  een  goede  manier  voor  een  kleiner  bedrijf  om  toch  mee  te  dingen  naar  een  grotere  klus.

Prestatie-inkoop

Schutte:  “Ik  zie  een  verandering  optreden  in  hoe  men  de  aanbestedingen  weergeeft.  We  gaan  steeds  meer  toe  naar  het  functioneel  specificeren: de prestatie-inkoop (best value  procurement) is een methode om de meest deskundige leverancier te selecteren, die zijn deskundigheid kan inzetten om tot de beste oplossing te komen. Zodoende  kan  de leverancier  meer  nieuwe  toepassingen  en  producten  aanbieden  dan  voorheen,  toen  alles  tot  op  het  laatste  cijfer  achter  de  komma  werd  beschreven.”  Want  juist  dat  volledige  beschrijven  van  een  product,  in  plaats  van  de  uiteindelijk  functies  die  het  moet  hebben,  leidde  tot  vreemde  ratraces  waarbij  tot  op  de  letter  werd  bekeken  wie  gelijk  had  en  of  alles  conform  afspraak  was  verlopen.  “Maar  het  is  niet  het  tovermiddel  voor  alle  aanbestedingen”,  nuanceert  Schutte.  “Commodity’s,  waarvan  je  weet  wat  je  wilt  hebben  en  hoeveel,  worden  uiteraard  tegen  de  laagste  prijs  afgenomen”.