Digitaliseren vergunningen achter de schermen

Overstap

Veel gemeenten maken de overstap van de papieren naar digitale vergunning. Dit kan in de vorm van een barcodepas, maar de ultieme vorm van digitaliseren is op dit moment de registratie van parkeerrechten op kenteken. Er zijn verschillende pasjes die worden uitgegeven bij een vergunningverlening. Zo zijn er pasjes met een nummer: de handhaver voert het nummer in op de handheld en checkt de gegevens, pasjes met een 1D of 2D barcode en pasjes met een RFID-chip, die via radiogolven wordt gescand. Laatste is in de praktijk echter rampzalig gebleken. De meeste handhelds zijn hier niet op berekend omdat het veel batterijcapaciteit kost. Bovendien lukt scannen niet als er vocht of een beschermlaagje op de autovoorruit zit. 

Ingrediënten voor digitalisering

Wat is er nodig om de parkeervergunningen te digitaliseren? Een uitgegeven parkeerkaart moet uiteraard ergens worden geregistreerd in een database. De controle daarop kan met een handheld op twee manieren: via een netwerk of een database in de handterminal zelf. Hierin is onderscheid te maken tussen de statische en dynamische vergunningen. De statische worden lokaal in de handheld opgeslagen, terwijl de dynamische vergunningen, die dus wel zijn afgegeven maar inactief zijn, bijvoorbeeld bezoekersvergunningen die via telefoon of internet geactiveerd kunnen worden, in de database van de gemeente staan opgeslagen. Wanneer deze op actief zijn gezet wordt dit automatisch in de database aangepast. De database is extern ook door de handterminal te raadplegen. Dit vraagt om slimme aanpassing in de werkprocessen. 

Geschikt automatiseringssysteem

Om de dynamische vergunningen goed te faciliteren moet het automatiseringssysteem wel geschikt zijn. Dynamische vergunningen kunnen webbased geregistreerd staan. Mensen moeten immers kunnen bellen of hun vergunning via internet kunnen activeren. Naast parkeervergunningen is er het gefiscaliseerd parkeren, zoals belparkeren. Om dit te controleren wordt gebruik gemaakt van de database van de provider, zoals Yellow Brick of Park Mobile. Sommige gemeenten hebben een rechtstreekse connectie met de provider, anderen maken gebruik van het Servicehuis Parkeer- en Verblijfsrechten, waar alle gegevens zijn gebundeld. De controle begint met een check van de statische vergunningen. Levert dat geen resultaat op dan volgt een parallelle controle van de dynamische en gefiscaliseerde vergunningen.

Gemoduleerd standaardsysteem beste optie

Het specifieke proces van vergunningverlening van een gemeente moet voordat de software vorm krijgt, goed worden uitgewerkt en besproken. Een softwareontwikkelaar kent immers niet de ins en outs van inhoudelijke, beleidsmatige zaken en wet- en regelgeving waar een gemeente zich aan moet houden. De gemeente moet zorgen voor voldoende inhoudelijke input, op basis daarvan kan de applicatie vervolgens gebouwd worden. Gebeurt dit niet op de juiste manier, dan kan de oplevering van een nieuw systeem tot onaangename verrassingen en veel extra werk leiden. Een standaard modulair systeem is dan ook de beste keuze. Want hoewel de aanvankelijke ontwikkeling hiervan een flinke kluif is, zorgt de modulaire opbouw ervoor dat de software altijd aansluit op het proces van vergunningverlening.

Regels

Softwareontwikkelaars staan vaak versteld van de hoeveelheid regels die achter het verlenen van parkeervergunningen zit. Er zijn gemeenten die bijvoorbeeld 58 verschillende vergunningen uitgeven. Dat betekent ook dat overheden in de analysefase vaak de complexiteit van de vergunningverlening niet doorzien. Mensen in de backoffice kennen het proces, maar dat geldt niet voor de mensen die de harde beslissingen nemen, omdat het meestal niet is vastgelegd en gedocumenteerd. Met het oogpunt op de doorlooptijd van het analyseproces is het dus goed om eerst alle werkprocessen te stroomlijnen. Hierin kan een adviesbureau een nuttige rol spelen.

Inkrimping KCC

De meeste gemeenten brengen (een deel van) de dienstverlening onder bij KCC’s (Klanten Contact Centers). Vaak worden de kosten verrekend over de verschillende diensten bij de overheid, waaronder de afdeling vergunningen. Als dit voor een groot deel weggenomen kan worden met digitalisering, betekent dit ook dat er minder capaciteit nodig is bij de KCC’s. Het personeel dat de overstap maakt naar een nieuw systeem krijgt bij vrijwel iedere leverancier een training. Ook worden er vaak periodiek informatiedagen gehouden om de gebruiker in te lichten over de nieuwste ontwikkelingen, maar ook om het ingevoerde systeem te evalueren. De prognose is dat het digitaliseringproces zich alleen maar verder zal uitrollen. Zo heeft Amsterdam bijvoorbeeld al een webwinkel, waar online parkeerkaarten gekocht kunnen worden. De winkel is nu een jaar online en heeft al tot een aanzienlijke vermindering van het aantal baliebezoeken geleid.

Met dank aan: Marc Witbreuk – VanMarleWitbreuk BV en Leo van den Ende – Sigmax