Blog: 4 tips voor de aansturing van uw parkeerbedrijf

1. Kies je aannemer of een partner?

Of je het parkeerbedrijf ziet als aannemer of als partner, bepaalt hoe je opdrachtgever bent: ga je nauwkeurig na of er wordt geleverd wat is afgesproken en probeer je de financiële afwijkingen op de contractafspraken te beperken? Of geef je het parkeerbedrijf een marge waarbinnen ze de opdracht mogen uitvoeren en spreek je af dat zij binnen een acceptabele tijd afwijkingen melden? Die keuze heeft ook gevolgen voor de hoeveelheid tijd die het opdrachtgeverschap kost. Aannemers aansturen kan tijdrovend zijn; het aansturen van een partner kan juist tijd besparen. Ook de gespreksonderwerpen worden bepaald door de keuze of uitvoerder van het parkeerbeleid een aannemer of een partner is. Met een aannemer wordt vooral gekeken naar de afgesproken inspanningen, resultaten en kosten. Met een partner wordt vaak gekeken naar de effecten (bijvoorbeeld klachten, straatbeeld, verkeersdoorstroming, bereikbaarheid van voorzieningen), de strategie om die te bereiken (blik van de weg, flitsparkeren, vergunningen en abonnementen) en eventueel ook met wie die het beste kunnen worden bereikt, zoals samen met bewoners, winkeliers en instellingen. Onderstaand overzicht vat dit samen.

2. Borg minimumkwaliteit sturing

Publieke bestuurders worden gekozen op basis van hun vaardigheden in de politieke arena. Dat maakt ze niet automatisch geschikt voor het vervullen van een bestuurdersrol ten aanzien van een parkeerbedrijf. Ook hun ambtelijke adviseurs worden doorgaans op basis van andere criteria gekozen dan inzicht in sturing en toezicht op uitvoeringsorganisaties. Het borgen van een minimale kwaliteit van die sturing beperkt de risico’s voor de betreffende bestuurder zelf, het parkeerbedrijf en de gemeente. Waar kan het dan zoal om gaan?

• Stel een vertrouwenscommissie in met andere gemeenten om bestuurders en toezichthouders van het parkeerbedrijf jaarlijks expliciet te beoordelen.
• Spreek hiervoor van tevoren toetsingscriteria af in bijvoorbeeld een toezichtprogramma en het jaarplan van de directeur-bestuurder.
• Beperk als het kan de zittingstermijn van bestuurders en commissarissen tot bijvoorbeeld drie jaar, met eventuele verlenging met twee jaar zodat hun kwaliteiten passen bij de ontwikkeling van de organisatie.
• Stel vragen aan de accountant van het parkeerbedrijf: hoe moeilijk of makkelijk verliep zijn onderzoek, welke prioriteiten en keuzes zijn daarbij gesteld, wat viel buiten de opdracht, maar viel de accountant wel op? 
• Bespreek tijdens het overleg met het bedrijf de wijzigingen in de opdrachten, welke keuzes daarbij zijn gemaakt en welk effect dit heeft op de bedrijfsvoering van het parkeerbedrijf.
• Bepaal wie welke opdrachten aan het parkeerbedrijf geeft en, indien dat niet praktisch is of de betreffende persoon niet kan, wie dit dan mag?
• Leg vast hoe verantwoording wordt afgelegd over de aansturing van het parkeerbedrijf: twee keer per jaar een themasessie binnen het college gericht op voorsturing en intervisie, na het Kerst- en zomerreces informeel overleg met woordvoerders van de raad waar (maatschappelijke) signalen over het parkeerbedrijf kunnen worden besproken.  

3. Blijf onafhankelijk

Zorg dat ook andere informatiebronnen dan die van het parkeerbedrijf zelf worden gebruikt om vragen te stellen, te controleren en besluiten te nemen. Welke bronnen zijn er zoal?

• Klanttevredenheidsonderzoeken (inwoners, bedrijven, opdrachtgevers)
• In- en uitstroom van medewerkers, tempo en mate waarin vacatures kunnen worden vervuld, signalen van medewerkers van het parkeerbedrijf (zie je ze, zijn ze actief, gemotiveerd, wat vertellen ze)
• Benchmark met vergelijkbare parkeerbedrijven op bijvoorbeeld bovenstaande aspecten, investeringen, verhouding omzet / rendement / solvabiliteit / aantal medewerkers in vaste dienst / flex werkers
• Evaluaties door klachtencoördinatoren, bezwaar- en beroepscommissies, verzekeraars

Daarnaast evalueert de afdeling concerncontrol, de Rekenkamercommissie, het college (artikel 213a onderzoek) of de betreffende afdeling zelf (al dan niet met behulp van externen) een parkeerbedrijf op gezette tijden. Spreek af waar dan in ieder geval naar moet worden gekeken:

• bedrijfskritische processen, die karakteristiek zijn voor parkeerbedrijven (verplichtingenadministratie, projectadministratie, ziekteverzuim, verloop medewerkers, kwaliteitsmanagement, leveranciers);
• andere, vergelijkbare organisaties die eventueel ook een alternatief zijn voor het parkeerbedrijf.

4. Hou de keuze expliciet

Het besluit over de aansturing van het parkeerbedrijf wordt expliciet genomen met een bepaald doel: lagere kosten, meer kennis en inzicht, risico delen. Evalueer dat jaarlijks.

• Wordt het publieke belang hiermee gediend – nu en over een aantal jaren?
• Hoe aantrekkelijk zijn de alternatieven?
• Wat zijn de gevolgen als daarvoor wordt gekozen?

Daarbij hoort ook beoordeling van de positie van het parkeerbedrijf in de beleidsketen van de gemeente:

• Waar ligt de knip tussen beleid en uitvoering?
• Wat is de positie van het parkeerbedrijf ten opzichte van andere organisaties die op aanpalende beleidsterreinen taken uitvoeren?
• Waar stopt de verantwoordelijkheid van de gemeente voor de publieke taak?